Effektiver Austausch: E-Mail oder Wiki?

Eine Gruppe von Menschen arbeitet an einem gemeinsamen Projekt mit dem Ziel, einen Fortschritt im Wissen zu ordnererzielen. Mehr oder weniger regelmäßig werden dazu von einzelnen Projektteilnehmern Nachrichten geschrieben und diese an alle anderen Teilnehmer per E-Mail verteilt. Die Empfänger lesen die Nachrichten, fügen nötigenfalls Kommentare hinzu, versenden diese wieder an alle anderen und legen sie dann in einem durch ihr E-Mail-Programm erstelltes Projektverzeichnis ab. Dieses Verfahren gilt sowohl für E-Mails, die an eine selbst gepflegte Liste von Empfängern versandt werden als auch  für Mailingslisten, bei denen eine auf einem Server zentral organisierte Empfängerliste die Verteilung übernimmt.

papierstapelJe nach Nachrichtenaufkommen haben die Teilnehmer nach einiger Zeit eine recht große Anzahl von einzelnen Nachrichten in ihrem Projektverzeichnis. Im Gegensatz zur Suche nach einem Blatt in einem Papierstapel verfügen wir glücklicherweise über EDV. Wenn jetzt eine konkrete Frage im Zusammenhang mit dem Projekt auftaucht, kann man zunächst die Suchfunktion des E-Mail-Programms bemühen, um nach passenden Stichworten in allen Nachrichten des Verzeichnisses zu suchen. Wenn man nicht weiß, wie es geht oder dazu keine „Zeit“ hat, wird auch gern das Verfahren benutzt, die anderen anzufragen, wie ihrer Meinung nach der Sachverhalt ist. Dadurch erhöht sich die Zahl der verteilten Nachrichten nochmals, auch wenn inhaltlich – wenn überhaupt – nur wenig neue Information enthalten ist. Global gesehen „schlafen“ ansonsten alle Nachrichten x-mal (x = Anzahl der Teilnehmer) identisch auf x-verschiedenen Rechnern vor sich hin (jedenfalls bis zum nächsten Festplattenausfall). Ein Verzeichnis ist ja genau wie ehedem Papier geduldig.

Bei einem Wissensunternehmer müssten sich allein aus (Zeit-/Platz-) ökonomischen Gründen dabei bereits Bedenken einstellen. Wovon könnte ein Austausch durch den (richtig angewandten) Einsatz eines Wikis profitieren?

  • Alle Texte werden an einer Stelle zentral gesammelt
  • Sie werden einmal „geliefert“ und sind ab dann von allen jederzeit online einsehbar
  • Es wird eine strukturierte Zusammenstellung der Texte versucht, die dem Gegenstand angemessen ist und logischen Gesichtspunkten folgt
  • Begriffe innerhalb von Texten können auf externe und andere interne Texte durch Hyperlinks verweisen
  • Veränderungen an Texten können von jedem Berechtigten selbst vorgenommen werden
  • Jede Änderung am Text wird durch eine Revisionshistorie (wann, wer, was) abgebildet, Rückgriffe auf alte Versionen sind jederzeit möglich
  • Inhaltsverzeichnisse aus verschiedenen Perspektiven können angelegt werden
  • Der jeweilige Stand des Projektes ist am Gesamtbild relativ schnell ablesbar
  • Eine Suchfunktion ergänzt den logischen Aufbau der Wissensbasis
  • Zusatzfunktionen unterstützen die Teambildung, indem z.B. jeder Teilnehmer sein Profil beschreiben kann

verbundene_rombenZusammengefasst kann man sagen: Das Ping-Pong-Spielen mit Informationen durch gegenseitiges Zusenden wird durch einen gemeinsamen Gerüstbau, serielle Ablage durch strukturierte Montage, Redundanz durch vielfältigen Bezug abgelöst. Das Projekt gewinnt eine völlig andere Qualität: Die Arbeit der Beitragenden bleibt nachvollziehbar, der Prozeß und das Ergebnis werden sichtbar gemacht und Wissen bildet sich in jeder Interaktion mit dieser Basis weiter aus.

Allein durch die Anwendung dieses Hilfsmittels stellen sich allerdings die genannten Vorteile nicht automatisch ein. Aus der Erfahrung im Umgang mit Wikis hat sich herausgestellt, daß eine strukturierte Einführung notwendig ist. Auch an dieser Stelle ist der Faktor Mensch wieder entscheidender als Technologie.